Eine Checkliste für den Messestand hilft Ihnen, keinen Schritt zu vergessen. Dazu gehören Ziele, Standplanung, Personal, Material und die Nachbereitung der Kontakte. Gliedern Sie die Aufgaben in vier Phasen: Planung, Vorbereitung, Messetage und Nachbereitung. Die folgende Liste können Sie direkt für Ihren nächsten Auftritt nutzen.
Checkliste für den Messestand, Phase 1: Planung
In dieser Phase legen Sie die Grundlagen.
- [ ] Ziele festlegen: Neukunden, Bestandskunden, Produktvorstellung, Bekanntheit
- [ ] Zielgruppe der Messe prüfen
- [ ] Budget planen
- [ ] Standfläche buchen und Lage in der Halle klären
- [ ] Standform wählen: Reihenstand, Eckstand, Kopfstand oder Inselstand
- [ ] Unterlagen und Fristen des Veranstalters sichern
- [ ] Verantwortliche im eigenen Team benennen
Tipp: Halten Sie Ihre Ziele schriftlich fest. Nur so können Sie nach der Messe prüfen, ob sich der Auftritt gelohnt hat.
Phase 2: Vorbereitung
Stand und Ausstattung
- [ ] Standkonzept und Gestaltung festlegen
- [ ] Standsystem wählen, zum Beispiel ein Standsystem aus Blöcken
- [ ] Möbel, Licht, Strom und Internet beim Veranstalter bestellen
- [ ] Aktionen für Besucher planen, zum Beispiel Fotobox, Smoothies oder Gewinnspiel
- [ ] Give-aways auswählen und bestellen
- [ ] Transport und Lagerung organisieren
Personal
- [ ] Zahl der Personen je Schicht festlegen (siehe Wie viele Hostessen braucht ein Messestand?)
- [ ] Messehostessen und Standpersonal buchen
- [ ] Einheitliche Kleidung mit Logo bestellen
- [ ] Briefing vorbereiten: Produkte, Botschaften, Ansprechpartner
- [ ] Dienstplan mit Pausen erstellen
- [ ] Ausweise und Parkscheine für das Team bestellen
Kommunikation
- [ ] Kunden und Interessenten zur Messe einladen
- [ ] Termine am Stand vereinbaren
- [ ] Messeauftritt auf Website und Social Media ankündigen
- [ ] Flyer, Kataloge und Visitenkarten drucken
- [ ] System für die Kontakterfassung vorbereiten
Phase 3: Aufbau und Messetage
Aufbau
- [ ] Aufbauzeiten des Veranstalters prüfen
- [ ] Anlieferung und Ansprechpartner vor Ort klären
- [ ] Stand aufbauen und Technik testen
- [ ] Werkzeug, Klebeband, Kabel und Reinigungsmittel bereithalten
- [ ] Fotos vom fertigen Stand machen
Während der Messe
- [ ] Kurzes Briefing mit dem Team an jedem Morgen
- [ ] Stand sauber und aufgeräumt halten
- [ ] Kontakte direkt erfassen und mit Notizen versehen
- [ ] Vorräte an Give-aways, Getränken und Flyern prüfen
- [ ] Am Abend kurze Rückschau: Was lief gut, was ändern wir morgen?
Phase 4: Abbau und Nachbereitung
Abbau
- [ ] Abbauzeiten beachten
- [ ] Material vollständig einpacken und Schäden notieren
- [ ] Rücktransport organisieren
Nachbereitung
- [ ] Kontakte sortieren und an den Vertrieb geben
- [ ] Zeitnah nachfassen, zum Beispiel per Mail oder Anruf
- [ ] Ziele mit den Ergebnissen abgleichen
- [ ] Rückmeldung von Team und Personal einholen
- [ ] Erkenntnisse für die nächste Messe festhalten
Was kostet ein Messeauftritt?
Die Kosten setzen sich aus mehreren Bausteinen zusammen:
- Standfläche und Nebenkosten des Veranstalters
- Standbau, Ausstattung und Transport
- Personal, Reise und Unterkunft
- Werbemittel, Give-aways und Kleidung
- Bewirtung am Stand
Für Personal und Ausstattung erhalten Sie von KESS PROMOTION ein Angebot nach Ihrer Anfrage.
So unterstützt KESS PROMOTION Sie auf der Messe
KESS PROMOTION ist eine Promotion-Agentur aus Garbsen in der Region Hannover und bundesweit im Einsatz, mit Teams in Berlin, Hamburg, München und Köln. Für Ihren Auftritt auf der Messe übernehmen wir zentrale Punkte Ihrer Checkliste:
- Personal: Hostessen und Standpersonal für Empfang, Ansprache und Bewirtung
- Ausstattung: Standsystem aus Blöcken, Telefonzelle mit KESS-Logo als Fotobox, Smoothie-Maker, Maskottchen, Aufsteller in Körpergröße und Give-aways
- Kleidung: Arbeitskleidung mit Ihrem Firmenlogo aus unserer eigenen Textilveredlung in Garbsen
Häufige Fragen
Wann sollte ich mit der Planung des Messestands beginnen?
Sobald Sie die Teilnahme an einer Messe entschieden haben. Standflächen, Personal und Hotels sind bei großen Messen früh gefragt.
Was gehört auf jede Checkliste für den Messestand?
Ziele, Budget, Stand und Ausstattung, Personal, Einladungen, Kontakterfassung und Nachbereitung.
Wer kümmert sich um Strom und Internet am Stand?
Diese Leistungen bestellen Sie in der Regel beim Veranstalter. Achten Sie auf die Fristen in den Unterlagen der Messe.
Wie schnell sollte ich nach der Messe nachfassen?
Zeitnah, solange sich die Besucher noch an das Gespräch erinnern.
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