Wie viele Hostessen ein Messestand braucht, hängt von drei Dingen ab: den Aufgaben am Stand, der Zahl der offenen Seiten und der Dauer der Öffnungszeiten. Ein kleiner Stand mit Empfang kommt oft mit einer Hostess je Schicht aus. Sobald Bewirtung, Ansprache im Gang oder Kontakterfassung dazukommen, planen Sie je Aufgabe eine eigene Person ein. Dazu kommen Pausen und Schichtwechsel. Hier lesen Sie, wie Sie die passende Zahl an Hostessen für Ihren Messestand ermitteln.
Die drei Faktoren für die Zahl der Hostessen am Messestand
Aufgaben am Stand
Jede Aufgabe braucht Aufmerksamkeit. Eine Hostess, die gerade Kaffee ausgibt, kann nicht gleichzeitig Besucher im Gang ansprechen. Listen Sie deshalb alle Aufgaben auf:
- Empfang und Begrüßung
- Ansprache von Besuchern im Gang
- Bewirtung mit Getränken und Snacks
- Erfassen von Kontaktdaten
- Verteilen von Proben, Flyern oder Give-aways
- Betreuung einer Aktion, zum Beispiel einer Fotobox
Standgröße und offene Seiten
Ein Reihenstand hat eine offene Seite zum Gang. Ein Eckstand hat zwei, ein Kopfstand drei und ein Inselstand vier. Jede offene Seite ist ein Zugang für Besucher. Wenn Sie an jedem Zugang ansprechbar sein möchten, braucht jede Seite eine Person.
Öffnungszeiten und Schichten
Messetage sind lang. Hinzu kommen Aufbau am Morgen und Abbau am Abend. Damit das Team freundlich und aufmerksam bleibt, sind Pausen nötig. Bei langen Tagen ist ein Schichtsystem sinnvoll.
So berechnen Sie den Bedarf an Hostessen für Ihren Messestand
Gehen Sie in vier Schritten vor:
- Aufgaben zählen: Wie viele Aufgaben sollen gleichzeitig laufen?
- Zugänge zählen: Wie viele offene Seiten soll das Team betreuen?
- Spitzenzeiten einplanen: Zu welchen Zeiten ist erfahrungsgemäß viel los, zum Beispiel am Vormittag und nach der Mittagspause?
- Pausen abdecken: Wer übernimmt, wenn eine Hostess Pause macht?
Aus Schritt 1 und 2 ergibt sich die Zahl der Personen, die gleichzeitig am Stand sein sollten. Schritt 3 und 4 zeigen, ob Sie eine zusätzliche Person für Pausen und Spitzenzeiten brauchen.
Beispiele zur Orientierung
Die folgenden Beispiele sind Annahmen zur Orientierung und ersetzen keine Planung im Einzelfall:
- Kleiner Reihenstand mit Empfang: eine Hostess je Schicht, dazu eine Pausenvertretung, wenn der Tag lang ist.
- Eckstand mit Empfang und Bewirtung: eine Person am Empfang, eine an der Bewirtung.
- Inselstand mit Ansprache an allen Seiten: eine Person je offene Seite, dazu Empfang und Bewirtung nach Bedarf.
Typische Fehler bei der Planung
- Pausen vergessen: Ohne Vertretung ist der Stand in der Mittagszeit unbesetzt.
- Zu viele Aufgaben für eine Person: Wer alles gleichzeitig macht, kann keine Aufgabe gut erledigen.
- Fachberater als Empfang einsetzen: Ihre Fachleute sollen Gespräche führen und keine Garderobe betreuen.
- Kein Briefing: Auch ein großes Team hilft wenig, wenn es Produkte und Ansprechpartner nicht kennt.
Kostenfaktoren
Die Kosten für Hostessen am Messestand richten sich nach der Zahl der Personen, der Dauer des Einsatzes, den Aufgaben, den Sprachkenntnissen sowie Reise und Unterkunft. Ein Angebot erhalten Sie nach Ihrer Anfrage.
So unterstützt KESS PROMOTION Sie bei der Planung
KESS PROMOTION hat den Hauptsitz in Garbsen in der Region Hannover und ist bundesweit im Einsatz. Teams gibt es in Berlin, Hamburg, München und Köln. Auf unserer Seite zur Messe finden Sie unsere Leistungen für Ihren Messeauftritt.
Wir unterstützen Sie mit:
- passendem Personal für Empfang, Ansprache und Bewirtung
- Arbeitskleidung mit Ihrem Firmenlogo aus unserer eigenen Textilveredlung in Garbsen
- Ausstattung für Ihren Stand, zum Beispiel eine Telefonzelle mit Logo als Fotobox, einen Smoothie-Maker oder Aufsteller in Körpergröße
Wie Sie Messehostessen Schritt für Schritt buchen, erklären wir im Beitrag Messehostessen buchen: Ablauf und Vorlauf.
Häufige Fragen
Reicht eine Hostess für einen kleinen Messestand?
Für einen kleinen Stand mit reinem Empfang oft ja. Bei langen Messetagen brauchen Sie eine Vertretung für Pausen.
Brauche ich für jede offene Seite eine Hostess?
Wenn Sie Besucher an jeder Seite aktiv ansprechen möchten, ist eine Person je Seite sinnvoll. Für reinen Empfang genügt oft ein zentraler Punkt.
Wie plane ich Pausen am Messestand?
Legen Sie feste Pausenzeiten fest, die nicht in die Spitzenzeiten fallen, und planen Sie eine Person ein, die in dieser Zeit übernimmt.
Kann ich die Zahl der Hostessen je Messetag anpassen?
Das hängt von der Absprache mit der Agentur ab. Nennen Sie die Tage mit viel Andrang schon in der Anfrage.
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