Wer eine Roadshow planen will, braucht drei Dinge: ein klares Ziel, eine Route mit passenden Standorten und ein Team, das an jedem Halt gleich auftritt. Am Anfang steht die Frage, wen Sie erreichen wollen und wo diese Menschen unterwegs sind. Daraus ergeben sich Städte, Tage, Ausstattung und Personal.
In diesem Beitrag lesen Sie, wie Sie eine Roadshow Schritt für Schritt aufbauen, worauf es bei der Route ankommt und wie Sie das Team zusammenstellen. Am Ende finden Sie eine Checkliste und Antworten auf häufige Fragen.
Roadshow planen: Ziel und Zielgruppe zuerst
Eine Roadshow ist eine Tour mit mehreren Stationen. Die Marke kommt zu den Menschen, statt auf sie zu warten. Damit das gelingt, sollte das Ziel vor dem ersten Termin feststehen.
Typische Ziele einer Roadshow sind:
- ein neues Produkt in mehreren Regionen bekannt machen
- Proben verteilen und direkte Rückmeldungen sammeln
- Kontakte für den Vertrieb gewinnen
- Händler und deren Kundschaft vor Ort unterstützen
Ein genau gefasstes Ziel erleichtert alle weiteren Entscheidungen. Wer Kontakte gewinnen will, braucht ein Formular und geschultes Personal für Gespräche. Wer Proben verteilt, braucht Kühlung, Nachschub und viel Laufkundschaft.
Den Ablauf einer Roadshow festlegen
Eine Roadshow folgt einem festen Rhythmus. Jeder Halt besteht aus Anreise, Aufbau, Aktion, Abbau und Weiterfahrt. Je nach Format kommen eine Pause, ein Schichtwechsel oder eine Nachbestellung von Material hinzu.
Vorbereitung
In der Vorbereitung legen Sie fest, was an jedem Standort passiert. Dazu gehören die Botschaft, die Aktion selbst (zum Beispiel Sampling, Gewinnspiel oder Beratung) und das Material. Planen Sie auch ein, wie Sie Ergebnisse festhalten, damit Sie die Stationen am Ende vergleichen können.
Durchführung
Am Aktionstag zählt ein verlässlicher Ablauf. Ein kurzes Briefing am Morgen, feste Zeiten für Aufbau und Abbau sowie eine Ansprechperson für Rückfragen helfen dem Team.
Nachbereitung
Nach jedem Halt sollte ein kurzer Bericht entstehen: Wie viele Kontakte gab es, wie war das Wetter, was lief gut, was hat gefehlt. So können Sie die Route noch während der Tour anpassen.
Die Route einer Roadshow planen
Die Route entscheidet darüber, wie viele passende Menschen Sie erreichen. Gute Standorte haben eine hohe Frequenz Ihrer Zielgruppe, ausreichend Platz für den Stand und eine Zufahrt für das Material.
Fragen, die Sie bei der Route klären sollten:
- Welche Städte und Regionen sind für Ihre Zielgruppe wichtig?
- Welche Wochentage und Uhrzeiten passen zu den Standorten?
- Wie lange dauert die Fahrt zwischen zwei Stationen?
- Wo übernachtet das Team, und wo lagert das Material?
- Welche Genehmigungen braucht es für öffentliche Flächen oder private Standorte wie Einkaufszentren?
Für öffentliche Flächen ist in der Regel eine Genehmigung der Stadt nötig. Die Voraussetzungen unterscheiden sich je nach Ort, deshalb sollten Sie die Einzelheiten im Einzelfall prüfen. Planen Sie dafür genug Vorlauf ein. Hinweise zum zeitlichen Rahmen finden Sie im Beitrag zum Vorlauf einer Promotion.
Das Team für die Roadshow zusammenstellen
Das Team ist das Gesicht Ihrer Marke. An jedem Halt sollte es gleich auftreten, gleich sprechen und gleich aussehen. Das gelingt mit einem gemeinsamen Briefing und einheitlicher Kleidung.
Zu einem Roadshow-Team gehören je nach Umfang:
- eine Projektleitung, die Route, Team und Material im Blick hat
- Promoter oder Hostessen für die Ansprache der Besucher
- bei Bedarf Fahrer und Personal für Auf- und Abbau
- Fachpersonal, wenn Beratung zum Produkt nötig ist
Sie können ein festes Team die ganze Tour begleiten lassen oder an jedem Ort Personal aus der Region einsetzen. Ein festes Team kennt das Produkt sehr gut. Regionales Personal spart Anreise und Übernachtung.
Checkliste: Roadshow planen
- Ziel und Zielgruppe schriftlich festhalten
- Städte, Standorte und Termine auswählen
- Genehmigungen bei Städten und Standortgebern anfragen
- Fahrzeug, Stand und Ausstattung festlegen
- Material und Proben in passender Menge bestellen
- Team zusammenstellen und schulen
- Kleidung mit Logo bestellen
- Ablauf je Halt und Ansprechpersonen festlegen
- Berichtsvorlage für jeden Einsatztag vorbereiten
- Auswertung nach der Tour einplanen
Wie KESS Sie bei der Roadshow unterstützt
KESS PROMOTION plant und begleitet Roadshows bundesweit. Teams gibt es in Berlin, Hamburg, München und Köln, dazu kommt der Hauptsitz in Garbsen in der Region Hannover. So lässt sich eine Tour durch mehrere Regionen mit Personal vor Ort besetzen.
Für den Auftritt an jedem Halt stellt KESS auf Wunsch Ausstattung wie ein Standsystem aus Blöcken, Aufsteller in Körpergröße, die Telefonzelle mit KESS-Logo als Fotobox oder das KESS-Bike. Einheitliche Arbeitskleidung mit Ihrem Logo entsteht in der eigenen Textilveredlung in Garbsen. Wenn Ihre Roadshow auch auf Messen Station macht, hilft die Leistung Messe.
Häufige Fragen zur Roadshow-Planung
Wie lange im Voraus sollte ich eine Roadshow planen?
Das hängt von der Zahl der Stationen und den Genehmigungen ab. Planen Sie genug Zeit für Standortanfragen, Material und die Schulung des Teams ein. Eine frühzeitige Anfrage lässt Ihnen Spielraum bei der Wahl der Termine.
Wie viele Stationen braucht eine Roadshow?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Entscheidend ist, wie viele Regionen Ihre Zielgruppe abdeckt und wie viel Zeit für Fahrt und Aufbau bleibt.
Was kostet eine Roadshow?
Die Kosten hängen von der Dauer, der Zahl der Stationen, der Teamgröße, der Ausstattung, den Fahrten und Übernachtungen sowie den Gebühren für Standorte ab. Ein Angebot erhalten Sie nach Ihrer Anfrage.
Brauche ich für jeden Standort eine Genehmigung?
Für öffentliche Flächen ist das in der Regel so, private Flächen vergibt der Eigentümer. Die genauen Vorgaben sollten Sie im Einzelfall prüfen.
Ihre Roadshow mit KESS planen
Sie möchten eine Roadshow planen und wissen schon, welche Regionen Sie erreichen wollen? Beschreiben Sie Ihr Vorhaben im Projektplaner. In sieben Schritten erfasst er die Eckdaten Ihrer Roadshow, danach meldet sich KESS mit einem passenden Vorschlag bei Ihnen.