Messehostessen buchen: Ablauf und Vorlauf
Wer Messehostessen buchen möchte, plant mit einem klaren Ablauf: Ziel des Messeauftritts festlegen, Aufgaben und Anzahl der Hostessen bestimmen, Anfrage mit allen Eckdaten stellen, Auswahl bestätigen und das Team vor der Messe einweisen. Eine frühe Anfrage sorgt für eine ruhige Planung. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Schritte dazugehören und was Sie vorbereiten sollten.
Warum Messehostessen für Ihren Stand wichtig sind
Messehostessen sind oft der erste Kontakt, den Besucher mit Ihrem Unternehmen haben. Sie begrüßen, sprechen Besucher im Gang an, leiten Interessenten an die Fachberater weiter und halten den Stand in Ordnung. So kann sich Ihr Fachpersonal auf die Gespräche konzentrieren, die zu Aufträgen führen.
Typische Aufgaben von Messehostessen:
- Begrüßung und Empfang am Stand
- Ansprache von Besuchern im Gang
- Verteilen von Flyern, Proben oder Give-aways
- Erfassen von Kontaktdaten
- Bewirtung am Stand mit Getränken und Snacks
- Garderobe und Pflege des Standes
Messehostessen buchen: der Ablauf in fünf Schritten
1. Ziel und Aufgaben klären
Bevor Sie anfragen, legen Sie fest, was das Personal am Stand leisten soll. Geht es um Empfang und Bewirtung, um aktive Ansprache oder um die Vorführung eines Produkts? Klar beschriebene Aufgaben helfen bei der Auswahl des passenden Teams.
2. Eckdaten zusammenstellen
Für die Anfrage brauchen Sie diese Angaben:
- Name der Messe, Ort und Datum
- Öffnungszeiten und gewünschte Einsatzzeiten
- Standgröße und Lage in der Halle
- Anzahl der benötigten Hostessen je Schicht
- Sprachkenntnisse, die gefragt sind
- Kleidung: eigene Kleidung des Unternehmens oder einheitliche Kleidung mit Logo
Wie viele Personen Sie einplanen sollten, erklären wir im Beitrag Wie viele Hostessen braucht ein Messestand?.
3. Anfrage stellen
Mit den Eckdaten stellen Sie die Anfrage bei einer Agentur. Bei KESS PROMOTION geht das über den Projektplaner auf der Startseite. Dort beantworten Sie in sieben Schritten die zentralen Fragen zu Ihrem Projekt.
4. Auswahl und Bestätigung
Die Agentur stellt ein passendes Team zusammen. Prüfen Sie, ob Aufgaben, Zeiten und Sprachen stimmen, und bestätigen Sie die Buchung schriftlich.
5. Briefing vor der Messe
Ein gutes Briefing entscheidet über den Erfolg am Stand. Geben Sie dem Team diese Informationen mit:
- Kurze Vorstellung Ihres Unternehmens und der Produkte
- Zentrale Botschaften für die Ansprache
- Ansprechpartner am Stand und deren Aufgaben
- Ablauf bei der Erfassung von Kontakten
- Pausenregelung und Treffpunkt
Welcher Vorlauf ist sinnvoll?
Für große Messen sind Hotels und gutes Personal früh gefragt. Planen Sie die Buchung deshalb mit ausreichend Vorlauf ein, sobald Termin und Stand feststehen. Ein frühzeitiger Kontakt mit der Agentur gibt Zeit für Auswahl, Kleidung und Briefing.
Diese Punkte brauchen besonders viel Vorlauf:
- Personal mit bestimmten Sprachkenntnissen
- Einsätze über mehrere Messetage
- Einheitliche Kleidung mit Firmenlogo
- Anreise und Unterkunft bei Messen außerhalb des Wohnorts der Hostessen
Auch kurzfristige Anfragen sind einen Versuch wert. Nennen Sie in diesem Fall offen den Zeitdruck, damit die Agentur schnell sagen kann, was möglich ist.
Was kostet es, Messehostessen zu buchen?
Die Kosten hängen von mehreren Faktoren ab:
- Anzahl der Hostessen und Dauer des Einsatzes
- Aufgaben und nötige Erfahrung
- Sprachkenntnisse
- Reisekosten und Unterkunft
- Kleidung und Ausstattung
Ein individuelles Angebot erhalten Sie nach Ihrer Anfrage.
So unterstützt KESS PROMOTION Sie auf der Messe
KESS PROMOTION ist eine Promotion-Agentur mit Hauptsitz in Garbsen in der Region Hannover und bundesweit im Einsatz. Für Ihren Messeauftritt stellen wir passendes Personal und unterstützen Sie bei der Planung. Was wir dabei übernehmen, lesen Sie auf unserer Seite zur Messe. Teams haben wir in Berlin, Hamburg, München und Köln.
Für einen einheitlichen Auftritt bedrucken wir Arbeitskleidung mit Ihrem Firmenlogo in unserer eigenen Textilveredlung in Garbsen. Für den Stand selbst bieten wir Ausstattung wie ein Standsystem aus Blöcken, Aufsteller in Körpergröße oder eine Telefonzelle als Fotobox.
Häufige Fragen
Wie früh sollte ich Messehostessen buchen?
Sobald Messetermin und Standgröße feststehen. So bleibt genug Zeit für Auswahl, Kleidung und Briefing.
Welche Angaben braucht die Agentur für die Anfrage?
Messe, Ort, Datum, Einsatzzeiten, Anzahl der Hostessen, Aufgaben, gewünschte Sprachen und Kleidung.
Können die Hostessen Kleidung mit unserem Logo tragen?
Ja. KESS PROMOTION bedruckt Arbeitskleidung mit Ihrem Logo in der eigenen Textilveredlung in Garbsen.
Wer weist die Hostessen ein?
Die Inhalte zu Ihrem Unternehmen und Ihren Produkten liefern Sie. Sinnvoll ist vor Messebeginn ein kurzes Briefing mit dem Team.
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