Eventpersonal buchen: Rollen im Überblick

Wer Eventpersonal buchen möchte, sollte zuerst wissen, welche Aufgaben auf der Veranstaltung anfallen. Typische Rollen sind Empfang, Gästebetreuung, Promotion, Service, Garderobe, Aufbau und eine Teamleitung, die alles zusammenhält. Hier erfahren Sie, welche Rollen ein Event braucht und wie Sie das passende Team zusammenstellen.

Eventpersonal buchen: zuerst die Aufgaben klären

Jede Veranstaltung ist anders. Ein Firmenjubiläum braucht andere Rollen als ein Produktlaunch oder ein Stadtfest. Beantworten Sie vor der Buchung diese Fragen:

Wie viele Gäste erwarten Sie?
Wie lange dauert die Veranstaltung, mit Auf- und Abbau?
Gibt es einen Einlass mit Gästeliste?
Sollen Produkte vorgestellt oder Proben verteilt werden?
Wer betreut Bühne, Technik und Catering?

Aus den Antworten ergibt sich, welche Rollen Sie besetzen müssen.

Typische Rollen auf einem Event

Empfang und Einlass

Das Personal am Empfang begrüßt die Gäste, prüft Gästelisten oder Tickets und gibt Namensschilder aus. Hier entsteht der erste Eindruck Ihrer Veranstaltung. Freundlichkeit und Ruhe sind hier wichtig.

Gästebetreuung und Hostessen

Hostessen begleiten Gäste zu ihren Plätzen, beantworten Fragen und sind Ansprechpartner während der ganzen Veranstaltung. Bei Messen und Firmenevents übernehmen sie oft auch die Betreuung von Kunden am Stand. Zur Arbeit am Stand lesen Sie unter Messe.

Promoter

Promoter stellen Produkte vor, verteilen Proben und sprechen Besucher aktiv an. Sie sind die richtige Wahl, wenn Ihre Marke auf dem Event sichtbar werden soll. Einen Überblick über Einsätze finden Sie unter Promotion.

Service und Catering

Servicekräfte reichen Getränke und Speisen, räumen ab und halten die Bereiche sauber. Bei einer Smoothie-Bar oder einer Verkostung bereiten sie Proben vor und geben sie aus.

Garderobe

Bei Veranstaltungen in der kalten Jahreszeit oder bei Abendveranstaltungen ist eine betreute Garderobe hilfreich. Das Personal nimmt Jacken an, gibt Marken aus und achtet auf einen geordneten Ablauf.

Auf- und Abbau

Helfer bauen Stände, Möbel, Aufsteller und Technik auf und nach der Veranstaltung wieder ab. Planen Sie diese Rolle mit ein, denn Auf- und Abbau brauchen oft Zeit.

Teamleitung

Die Teamleitung ist Ansprechpartner für Sie und für das Personal. Sie verteilt Aufgaben, plant Pausen und reagiert, wenn vor Ort etwas anders läuft als geplant. Ab einer gewissen Teamgröße ist diese Rolle sehr hilfreich.

Checkliste: Eventpersonal buchen

[ ] Ablauf der Veranstaltung mit Uhrzeiten steht fest
[ ] Rollen und Aufgaben sind beschrieben
[ ] Anzahl der Personen je Rolle ist geplant
[ ] Pausen und Ablösung sind eingeplant
[ ] Kleidung ist festgelegt, auf Wunsch mit Logo
[ ] Briefing für das Team ist vorbereitet
[ ] Ansprechpartner vor Ort ist benannt
[ ] Anfahrt, Treffpunkt und Verpflegung sind geklärt

Einheitliche Kleidung für Ihr Eventpersonal

Ein Team in einheitlicher Kleidung erkennen Gäste sofort. Das schafft Orientierung und stärkt Ihre Marke. KESS bedruckt Shirts, Polos und Jacken mit Ihrem Firmenlogo in der eigenen Textilveredlung in Garbsen.

Kosten für Eventpersonal: die Faktoren

Diese Punkte bestimmen, was Eventpersonal kostet:

Anzahl der Personen und Rollen
Dauer des Einsatzes, mit Auf- und Abbau
Einsätze am Abend, am Wochenende oder an Feiertagen
Anreise und gegebenenfalls Übernachtung
Kleidung und Schulung
Vorlaufzeit der Buchung

So unterstützt KESS Sie beim Eventpersonal

KESS PROMOTION mit Hauptsitz in Garbsen in der Region Hannover stellt Personal für Events, Messen und Festivals bundesweit. Teams gibt es in Berlin, Hamburg, München und Köln. Sie erhalten Personal, das auf Ihre Veranstaltung eingewiesen ist, auf Wunsch in Kleidung mit Ihrem Logo. Für Aktionen auf dem Event stellt KESS auch Ausstattung wie eine Fotobox, einen Smoothie-Maker oder Aufsteller in Körpergröße bereit.

Häufige Fragen zum Eventpersonal

Wie viel Personal brauche ich für mein Event?

Das hängt von Gästezahl, Dauer und Aufgaben ab. Gehen Sie den Ablauf Schritt für Schritt durch und ordnen Sie jeder Aufgabe eine Rolle zu. KESS hilft Ihnen bei der Planung.

Was ist der Unterschied zwischen Hostessen und Promotern?

Hostessen betreuen vor allem Gäste und Kunden. Promoter sprechen Besucher aktiv an und stellen Produkte vor. Auf vielen Events ergänzen sich beide Rollen.

Wie bereite ich das Personal vor?

Ein schriftliches Briefing mit Ablauf, Ansprechpartnern und Eckdaten zu Ihrem Unternehmen ist die Grundlage. Ein kurzes Gespräch vor Beginn klärt letzte Fragen.

Kann ich Eventpersonal kurzfristig buchen?

Das hängt von Termin und Ort ab. Fragen Sie so früh wie möglich an, damit das passende Team bereitsteht.

Jetzt Eventpersonal anfragen

Sie möchten Eventpersonal buchen? Beschreiben Sie Ihre Veranstaltung im Projektplaner. KESS meldet sich mit einem Vorschlag für Ihr Team.